Il est nécessaire de procéder à une typologie des données afin de déterminer le mode de stockage des données le mieux approprié à chaque type.

La quantité de données à introduire dans un SCM est relativement limitée, même si certaines doivent être recherchées dans des systèmes plus volumineux.

Les classiques outils de la bureautique sont suffisants pour le gérer, mais il ne suffit pas de stocker des photocopies dans une armoire pour considérer que l’on a constitué un SCM.

Une astuce pour bien exploiter la littérature professionnelle : elle est souvent trop abondante pour pouvoir être lue correctement par une seule personne. On peut partager les divers titres entre les membres d'une équipe, à charge pour chacun de parcourir les ouvrages qui lui sont confiés pour y repérer les nouvelles intéressantes. Les phrases clés sont surlignées et les "essentielles" sont marquées d'un trombone : lorsque ce document passe aux suivants, seuls les passages repérés sont lus. On évite ainsi une grande perte de temps.

La tenue à jour d’un SCM ne peut que rarement être tenu à jour en temps réel même s’il doit être sous la responsabilité d’une personne bien identifiée. Les infos brutes dont on pense qu’elles sont pertinentes et à durée vie suffisante, peuvent être stockées dans un dossier d’attente (papier et/ou informatisé) éventuellement subdivisé en fonction des divers outils qui constituent le système … à la condition que le stationnement ne devienne pas éternel.