Une convention est le plus souvent organisée soit parce que c'est devenu une habitude plus ou moins ludique et stéréotypée soit pour présenter un changement important pour la population concernée. Le deuxième type a évidemment ma préférence … ce qui n'empêchera pas de prévoir d'y faire jouer la convivialité et d'en faire une occasion de contacts humain.
Compte tenu des moyens de télécommunications existant aujourd'hui (vidéo, mail, site WEB, … ), faire déplacer une groupe relativement important de personnes demandant d'avoir pour objectif autre chose que simplement transmettre une information. Il faut que ce soit, même lorsque c'est une rencontre rituelle, une occasion d'initier un changement.
Il est dommage de réunir une convention de responsables pour demander à la direction de leur réciter toute une série de leçons … dont ils ne retiendront pas grand chose. Il faut plutôt en profiter pour que ce soit une occasion de faire réfléchir les participants sur le thème qui préoccupe la direction en permettant à cette dernière d'écouter ses collaborateurs.
Notre recommandation à la direction :
- Faire dire ce qu’elle souhaite expliquer
- Ecouter plutôt que parler
- Observer ses collaborateurs (n-2) pour mieux percevoir les potentiels
Lors de la convention, faire présenter par des groupes de 2 ou 3 participants les différentes facettes du thème :
- Point de la situation
- Pistes de progrès
A son issue, décisions d'actions par la direction
Pour qu'une idée s'incruste dans les mentalités ou qu'un changement de comportement se produise, il faut du temps et taper sur le clou plus d'une fois pour qu'il s'enfonce … et pas trop fort pour ne pas provoquer un blocage : le cerveau a besoin de temps pour s'approprier une nouvelle idée ...
La démarche proposée s'étale sur plusieurs mois.
- Dans la phase préliminaire, on fait prendre conscience de la problématique.
- Pendant la convention, ses composantes sont décortiquées, la solution découverte et un programme d'actions lancé
- Après la convention, l'intérêt est soutenu par des comptes-rendus de progrès et des relances de la direction.
Les étapes de la sensibilisation aux thèmes abordés :
- L’annonce du thème général et de la consultation des participants
- Un questionnaire très ouvert pour collecter les sujets désirés ou remarques à noter
- La communication des sujets retenus
- La constitution d’un groupe de travail par sujet retenu pour élaborer :
- Une définition précise de la problématique
- La liste des faits saillants à prendre en compte lors de la recherche de la solution
Pendant la convention, pour chaque sujet :
- Présentation du thème par le groupe de travail :
-
- La définition de la problématique
- Les faits saillants à prendre en compte
- Eventuellement, des exemples de réalisations pilotes
- Dialogue avec les participants pour préciser la situation
- Recherche par les participants de pistes de solutions
- Sous groupes type 6-6 : Discussion avec ses voisins immédiats
- Vote par boîtier électronique
- Collecte de toutes les idées
- Rapporteur des sous-groupes
- Utilisation de Post-It pour collecter les réponses
- Synthèse et complément éventuel par la direction
- En final,
Les propositions d’actions des participants
Les décisions de la direction
Après la convention :
Il faut que les participants comprennent bien que, pour la hiérarchie, la convention n'a pas été une parenthèse dans le train-train quotidien, mais le point de départ d'un changement significatif.
Il faut donc que des signes en soient donnés après son déroulement.
