Les étapes à respecter avec plus ou moins d'importance selon la politique choisie. Chacune se termine par une décision à prendre :

- Quels sont les éléments cruciaux du besoin ? Ses facettes : sa finalité (comment va-t-on en tirer une création de valeur, quelles sont les fonctions qui doivent être satisfaites, quel est l'ordre de grandeur des moyens humains et financiers nécessaires pour se procurer les biens, quelles sont les dates ou durées clés à respecter ?)

- A quel type d'achat faut-il rattacher ce besoin ? Quels sont les fournisseurs susceptibles d'être consultés ? Quel système acheteur faut-il mettre en place ?

- Qui informe-t-on du besoin ? Que dit-on aux candidats fournisseurs en première approche puis en final ?

- Qui effectue l'analyse comparative des offres ?

- Qui sont les candidats conservés pour la liste courte ?

- Qui conduit la négociation selon quel type de politique ?

- Qui effectue la mise en équivalence ?

- Qui décide du (ou des) fournisseurs retenu(s) ?

- Qui prend en charge l'approvisionnement dans le respect des conclusions de la consultation ?

- Qui traite le litige et l'évaluation ?

Les compétences demandées à chaque phase ne sont pas les mêmes, mais chacune aura une part de responsabilité dans le résultat. Il est important, pour les processus majeurs (à sélectionner en fonction de la typologie propre à chaque entreprise) de préciser quelle est la nature de la responsabilité et donc des pouvoirs de chacun des acteurs à chaque point de décision.

- L'expression du besoin implique le plus souvent le responsable du serpro Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur. et la technique.

- Le marketing achat relève clairement du service achat aidé de la technique pour bien évaluer les compétences du fournisseur potentiel.

- Le cahier des besoins va rajouter l'acheteur aux acteurs de son expression puisqu'il s'agit de l'exprimer en termes compréhensibles pour les candidats.

- La consultation préliminaire est fondamentalement du ressort des achats.

- La liste restreinte est choisie par les mêmes personnes que le cahier des besoins en étudiant le cahier des charges (en termes techniques) proposé par les postulants.

- La négociation est de la responsabilité première de l'acheteur.

- La mise en équivalence exige une coopération étroite avec la technique.

- Le choix du fournisseur doit être effectué par accord entre les responsables de l'activité et les achats.

- L'approvisionnement est souvent confié à la production.

- Le litige demande de nouveau l'intervention de l'acheteur et du responsable produit.

L'acheteur doit donc coopérer avec les autres membres de l'équipe pluridisciplinaire en charge d'une activité.

Entre ces instants de concertation, la configuration du processus va définir la manière performante (efficacité et efficience) d'accomplir les tâches qui ne demandent pas d'effectuer des choix.