La formalisation de l’accord pourra prendre des formes variées selon l’importance de l’achat et la culture des interlocuteurs. Il y a le classique bon de commande avec ses conditions générales que personne ne lit et qui ne sont pas forcément en accord avec celles d’un éventuel accusé de réception … au juge de trancher en cas de litige …

D’autres formes de contrat existe :

- Le Maquignon : la parole suffit.
- Le Japonais : un engagement formel sur l'intention.
- L’Américain : tous les cas de conflits.
- L’Européen : les modalités normales et la négociation pour l'exceptionnel.
- La Note interne : les règles du jeu.

Des commentaires :

- La concrétisation de type Maquignon n’est pas réservée au monde agricole. Dès que les commandes sont répétitives et que l’on se connaît bien, c’est un mode très utilisé, même si le respect du processus et des normes de qualité exigent ensuite une confirmation.

- J’ai vécu au Japon une aventure un peu étonnante. La filiale franco-japonaise dont je m’occupais avait confié une belle portion de son savoir-faire à un sous-traitant local. Nos juristes insistaient pour qu’un contrat soit signé afin de protéger nos droits. Lorsque j’en fis la demande à mon alter ego japonais qui assurait le management au quotidien, il marqua un intérêt poli. Quelques mois plus tard, j’ai remis le sujet sur le tapis m’attirant un laconique “J’y réfléchis“. Notre Directeur Juridique étant revenu à l’assaut … je fis de même, ce qui généra une question “Pourquoi souhaitez-vous un tel document ?“. Explication qu’il nous semblait sage de le faire et que le Directeur Juridique, M. Xxx insistait qui entraîne la réflexion : “Puisque c’est lui et vous qui le souhaitez, je m’en occupe“. Effectivement, une semaine plus tard, nous avons reçu une lettre disant que mon interlocuteur japonais, au nom de la filiale, et le président du sous-traitant avait décidé … de travailler en bonne intelligence ! Imaginez notre stupéfaction ! A ma rencontre suivante, à Tokyo, je formule en termes choisis notre étonnement devant la concision du document. Mon interlocuteur m’explique alors qu’il s’agit d’un engagement très fort qui exclut tout comportement délictueux sous peine de perdre la face … et, ai-je pensé, de se faire hara-kiri !

- Peu de temps après, c’est au chevet d’une filiale franco-américaine que j’ai eu à intervenir. Pour me mettre au courant, j’ai ingurgité le contrat qui liait les associés : trois gros volumes qui prévoyaient ce qu’il fallait faire … dans tous les cas de divorce possible ! La confiance était soigneusement encadrée !

- En Europe, on ne cherche généralement pas à anticiper tous les cas de figure, mais à expliciter les modalités en fonctionnement normal, en prévoyant clause de sauvegarde ou de force majeure ou arbitrage ou … pour régler les cas anormaux.

- La note interne fixe les règles du jeu pour les cessions internes entre activités d’un même groupe. Dans le monde de la chimie, il y a souvent plusieurs matières premières fabriquées en interne pour élaborer un produit marchand (ces produits ne font pas partie de la même activité : DAS différents), j’ai connu, de ce point de vue, deux politiques bien différentes : dans un cas, le DG voulait que les cessions se fassent au prix coûtant afin que les vendeurs du produit marchand se sentent hypermotivés par l’ampleur de la marge sur coût qui leur était confiée ; dans un autre cas, le DG faisait remonter au maximum la marge sur les produits amonts afin que les vendeurs du produit marchand se battent comme des lions pour dégager une maigre marge. Pour ma part, je trouve que les cessions au prix du marché ont l’avantage de mieux cerner la vérité économique …