Les missions de la fonction achat sont triples : marketing, négociation et approvisionnement. Elles font appel à des compétences différentes.
- Le marketing achat qui peut se décliner en stratégique (quoi acheter) et opérationnel (quelles politiques achats)
- La négociation avec les fournisseurs pour sélectionner le mieux adapté aux attentes.
- L'approvisionnement pour disposer du serpros Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur. au bon moment, au bon endroit.
Le marketing achat se décline en :
* Stratégique : essentiellement faire ou acheter, mais aussi règles décidées par la DG pour des raisons qui ne sont pas propres aux achats (sécurité, éthique, autonomie des sites, BU ou filiales, pays à bas coût, ... ) se traduisant par :
. l'organisation structurelle de la famille achat,
. les investissements lourds comme le système informatique de gestion ou la mise en place de cellules pour du sourcing en terre lointaine,
. le choix des modalités d'approvisionnement de serpros Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur. cruciaux dont la défaillance aurait des conséquences graves pour l'activité.
* Opérationnel : la préparation de l'action avec :
. caractériser le besoin et l'offre accessible demandant d’élaborer la typologie des serpros Serpro = Les produits et services qui permettent au client de créer de la valeur. à se procurer
° nombre de fournisseurs consultés à chaque étape,
° style de relation noué avec lui.
. les processus associés (la deuxième facette de l'organisation),
* Terrain : la conduite du processus achat.
La négociation avec les fournisseurs pour sélectionner le mieux adapté :
. les étapes et le jeu des acteurs à chacune d'elles : choix et rôle des participants au processus de décision,
. mise en œuvre de la politique choisie précédemment,
. les techniques comme : donnant-donnant, pivot factice, leurre, ...
. la comparaison des offres lors de la mise en équivalence avec prise en compte de la qualité sur toutes les composantes de l'offre (serpro Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur. et noval Noval = Ceux des produits et services qui ne peuvent être évités, mais qui ne permettent pas au client d'enrichir son offre., relationnel) et de sa contrepartie (coût global : prix, administration de la commande, mise en œuvre du serpro Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur.
. attribution des commandes : un ou plusieurs fournisseurs.
L'approvisionnement pour disposer du serpro Serpro = Ceux des produits et services qui permettent au client de créer de la valeur.
. l'appel selon les besoins en fonction de la politique de stock,
. la réception et acceptation de la livraison,
. l'administration du règlement et parfois … de la réclamation.
Jusqu'au milieu des années 70, la demande était plutôt supérieure à l'offre. Depuis, les périodes de pénurie sont de de plus en plus rares et de plus en plus courtes : le problème des services achats n'est plus de trouver un "bon" fournisseur (les mauvais ont tous disparu!), mais de sélectionner celui qui sera le meilleur complément de son entreprise. Il en a résulté une professionnalisation croissante des acheteurs.
La prise de conscience d'une vision systémique de l'entreprise à permis de mieux saisir qu'il faut utiliser ses fournisseurs comme un renfort dans la lutte concurrentiel.
Le service achat doit devenir le gestionnaire des relations externes amont (commerçants de l'amont : exploitation des ressources matérielles, informations, assistance, …) de l'entreprise. Il faut donc que l'acheteur ait une bonne compréhension des spécificités techniques de son entreprise pour bien comprendre ses besoins, mais aussi de celles de son fournisseurs pour bien appréhender ses possibilités et anticiper ses coûts.
De même que les vendeurs doivent être à l’écoute des clients pour permettre de définir les politiques commerciales, les acheteurs doivent être à l’écoute de l’amont de l’entreprise non seulement pour définir les politiques achats, mais aussi contribuer au choix des orientations long terme et des ambitions à moyen terme.
Il est trop souvent isolé des opérationnels, se contentant ou étant limité à exécuter au mieux ce qu’ils lui demandent : c’est un gâchis compte tenu que son rôle peut être beaucoup plus proactif.