Pour conduire chacun des membres de l’équipe à clarifier sa pensée et à soulager un peu son anxiété, il lui est demandé d’écrire en toute liberté — et donc de formuler — ses idées clés concernant le sujet (faits saillants, dysfonctionnements à éliminer, difficultés à surmonter, pistes de progrès, contraintes ou précautions à respecter, attentes pour soi, apports aux autres, thèmes à traiter, progrès à mettre en place, contraintes à respecter, ...).

Un tiers neutre les collecte et restitue, lors d’une réunion avec tous les intéressés, la synthèse qu’il a établie.

Cet outil permet, outre la sincérité facilitée par l'éventuel anonymat des réponses qui peuvent être directement adressées au tiers neutre, l'expression de la majorité silencieuse et des timides qui sont souvent inhibés, en réunion, par les ténors de la parole …