La conception d'un plan marketing ne peut, sauf exception, être réalisé avec plus d'une douzaine de participants. Ils doivent représenter les diverses fonctions de l'activité : chef produit, commerciaux, assistance technique, production, administration, voire recherche, qualité, achats. Il vaut mieux avoir un participant de trop qu'un membre clé manquant.

Le plan marketing devra coordonner les efforts de tous les membres de l'équipe pluridisciplinaire : il convient donc que chacun d'eux en comprenne le sens et comment il le concerne. Je ne saurai trop conseiller d'organiser avec tout l'encadrement (cadres et maîtrise supérieure) trois courtes rencontres (une heure) :

- au lancement pour expliquer les motifs, la méthodologie, les modalités,
- à mi-parcours, à la fin de l'analyse, pour faire valider la vision de la situation,
- à la fin, avant validation par la direction, pour exposer les conclusions pratiques.

Un "Champion ", porteur du projet, sera désigné pour établir les comptes rendus qui constitueront le plan lui-même. Il participera à toutes les réunions et sera en outre chargé de porter le souci de l'intendance (mise en forme des conclusions des réunions de travail, surveillance de l'avancement des quelques travaux qui pourraient se révéler nécessaires de réaliser entre les réunions ... ) : il devra donc disposer d'un minimum de temps.

Pour faciliter la prise de recul par rapport au brouhaha dans lequel évoluent les opérationnels, il est très souhaitable que les séances de travail du groupe de conception se déroulent dans un cadre calme et inspirant : le cerveau ne peut concevoir des idées nouvelles sans prendre du recul par rapport à son environnement du moment (l'époqué).

Enfin, l'appropriation de visions nouvelles prend du temps : il faut étaler la conception du plan sur environ 3 mois en 3 ou 4 rencontres d'un jour à un jour et demi … avec de préférence une nuit partagée qui permet d'assimiler les idées neuves (… qui se révèle en outre utile pour souder l'équipe pluridisciplinaire). Par la suite, après présentation à toutes les entités de l'activité, il faut qu'il devienne un étalon du succès pour qu'il devienne part de la culture de l'activité.